ERP selectie tips

Het selecteren van het juiste ERP systeem en de juiste ERP leverancier voor de implementatie en onderhoud van het ERP systeem is een zeer belangrijk maar ook een zeer complex proces. Hieronder vindt u een aantal tips plus een stappenplan voor het ERP selectie proces.

Wij raden u echter aan het ERP selectie proces altijd met behulp van een onafhankelijke partner uit te voeren. Onze consultants kunnen u daarbij helpen. Of u nu uitgebreide begeleiding van begin af aan of een kort advies wilt. Bij ons bent u aan het juiste adres.

Opstarten projectteam
Bij het ERP selectie proces is het belangrijk vanaf het begin af aan de belangrijkste key users te betrekken bij het selectie proces. Door iedereen te betrekken wordt de betrokkenheid vergroot en meer draagvlak gecreëerd. Voldoende draagvlak is essentieel voor de uiteindelijke implementatie van het ERP systeem. Door alle key users van verschillende afdelingen te betrekken worden alle bedrijfsprocessen ook vertegenwoordigt en wordt de kwaliteit van de selectie aanzienlijk vergroot.

Nadeel van een projectteam kan echter zijn dat er onnodig veel discussie en overleg plaats vindt. Zorg dan ook voor een duidelijke leiding en voortgang binnen het project.

Formuleren strategische doelstellingen
Alvorens er wordt gezocht naar een nieuwe ERP systeem plus ERP leverancier is het belangrijk eerst de toekomst strategie van de organisatie te formuleren. Vanuit de strategie van de organisatie moeten immers de wensen van het ERP systeem worden geformuleerd.

Verwacht u groei binnen de organisatie? Of wilt u de komende jaren juist sterke kostenbesparingen doorvoeren. Wilt u groeien binnen de huidige producten/diensten die u aanbiedt of gaat u andere markten benaderen? Of moet de groei komen vanuit het vergroten van de afzet markt door internationaal te gaan opereren? Al deze vragen hebben invloed op uw eisen en wensen van het aan te schaffen ERP systeem maar ook op de implementatie van het ERP systeem. Indien u kosten wilt besparen zijn rapportages op efficiëntie immers belangrijker dan wanneer u vooral groei mogelijkheden wilt signaleren.

In kaart brengen huidige plus toekomstige bedrijfsprocessen
Zodra de strategische doelstellingen helder zijn geformuleerd moeten de huidige bedrijfsprocessen en eventueel toekomstige bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht. Het ERP systeem moet immers zoveel mogelijk bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen.

In dit proces moet vooral worden gelet op unieke bedrijfsspecifieke processen die kenmerkend zijn voor uw bedrijf. Een ERP systeem is gemaakt op basis van gestandaardiseerde processen die algemeen geaccepteerd zijn in het bedrijfsleven. Indien uw organisatie veel uitzonderlijke processen bevat is het verstandig deze processen extra goed in kaart te brengen. De kans is immers groot dat een standaard ERP systeem deze processen niet voldoende kan ondersteunen.

Inventarisatie veel gebruikte ERP systemen / leveranciers binnen de branche / bij concurrenten
Het kan tijdens de ERP selectie handig zijn te weten welke ERP systemen uw branche genoten en directie concurrenten gebruiken. Op deze manier weet u uit welke ERP systemen u waarschijnlijk sowieso kunt kiezen aangezien die bewezen zijn in uw branche. Het kan echter misschien juist gewenst zijn om niet het zelfde ERP systeem aan te schaffen als uw concurrenten. Door andere / betere automatisering kunt u zich immers onderscheiden van uw concurrenten. Wellicht is het ook niet wenselijk dat u dezelfde ERP leverancier heeft als uw directe concurrenten.

Opstellen longlist voor ERP systemen / ERP leveranciers
Als de bedrijfsdoelstellingen, bedrijfsprocessen en gebruikte ERP systemen binnen de branche bekent zijn kan er een zogenaamde longlist van ERP systemen / ERP leveranciers worden opgesteld. Een longlist is een lijst van ongeveer 5 tot 10 ERP systemen / ERP leveranciers die mogelijk geschikt zijn voor uw organisatie.

Request for information
Op basis van de hiervoor beschreven stappen kan een informatie vraag naar de ERP leveranciers op de longlist verzonden worden. Een request for information is niet meer dan een vragenlijst aan de ERP leverancier. In de vragenlijst kan worden gevraagd welke functionaliteiten er door het ERP systeem standaard worden ondersteund en hoe ze precies worden ondersteund. Indien het antwoord van de ERP leveranciers positief is op de meest gevraagde functionaliteiten dan kan ervoor gekozen worden de ERP leveranciers uit te nodigen voor nadere toelichting plus het geven van demo’s.

Presentatie ERP leveranciers plus demo’s ERP systemen
Tijdens deze demo’s is het belangrijk dat de ERP leverancier ook daadwerkelijk laat zien dat de gevraagde functionaliteiten in de request for information ook echt mogelijk zijn in het ERP systeem. Let ook hier weer vooral op de bedrijfsspecifieke processen die kenmerkend zijn voor uw bedrijf.

Vaak wordt er op basis van de presentaties en demo’s door ieder projectlid afzonderlijk een beoordeling gegeven. De ERP leveranciers die het best gescoord hebben kunnen vervolgens op de shortlist gezet worden.

Shortlist plus offerte traject
Aan de ERP leveranciers op de shortlist (vaak 3 leveranciers) kan een offerte worden opgevraagd voor aanschaf van het ERP systeem plus (verwachte) implementatie kosten. Deze offertes kunnen vervolgens worden vergeleken. Dit lijkt echter makkelijk dan het in de praktijk is. Sommige ERP leveranciers werken namelijk ook Fixed Price, andere ERP leveranciers werken uitsluitend op basis van nacalculatie. Daarnaast is de kosten structuur bij iedere ERP systeem weer verschillend. Bij het ene ERP systeem bepaald u per module of functionaliteit. Bij de andere betaald u weer per gebruiker. Soms is weer een minimaal van een x aantal gebruikers verplicht. Ook de kosten van onderhoud kunnen aanzienlijk verschillen per ERP systeem. Zo kan de aanschaf duurder zijn maar de onderhoudskosten weer lager waardoor u op de langere termijn uiteindelijk goedkoper uit bent.

Definitieve overeenkomst
Als alle offertes zijn vergeleken en er eventuele kortingen zijn bedwongen moet er een definitieve keuze voor het ERP systeem plus ERP leverancier gemaakt worden. Wij adviseren u hierbij niet alleen naar de kosten te kijken. Hieronder vindt u een aantal belangrijke criteria die u kunt meenemen in uw definitieve keuze.

  • Kwaliteit ERP systeem (ondersteund het uw bedrijfsprocessen voldoende)
  • Relatie met de ERP leverancier
  • Voorstel implementatie plan / traject van de ERP leverancier
  • Kosten van het ERP systeem (aanschaf + onderhoud)
  • Ervaring ERP leverancier
  • Bedrijfsgrootte ERP leverancier
  • Solvabiliteit ERP leverancier
  • Toekomstige ontwikkelingen ERP systeem (upgrades en updates)
  • Kwaliteit ERP consultants