Implementatie en kosten

SAP Business One is uitsluitend verkrijgbaar bij SAP Business One partners en niet rechtstreeks bij SAP. SAP Business One werkt op basis van een licentiesysteem. Voor iedere gebruiker die gebruik maakt van SAP is een licentie nodig. Er worden door SAP zelf geen licenties uitgegeven. De SAP Business One leveranciers zijn volledig verantwoordelijk voor de prijzen van SAP Business One en de bijbehorende implementatieprojecten.

Wanneer u een budget opstelt voor de aanschaf en implementatie van SAP Business One, zijn er vier factoren waar u rekening mee dient te houden:

  • Softwarelicenties 
  • Implementatie
  • Hardware
  • Onderhoud

Afhankelijk van de complexiteit van het project kan de duur van de implementatie variëren van een paar weken tot enkele maanden.

Softwarelicenties: zoals vermeld worden de licenties van SAP Business One per gebruiker verstrekt. De totale licentiekosten hangen van een aantal factoren af, zoals het aantal gebruikers en de mate waarin gebruikers toegang moeten hebben tot specifieke functies.

Klik hier voor een overzicht van de SAP Business One gebruikerstypes.

Klik hier voor meer informatie over de licentiestructuur in SAP Business One.

Implementatie: de implementatiekosten van SAP Business One variëren sterk. Hoeveel u hiervoor moet reserveren, hangt af van wat u nodig hebt op het gebied van bijvoorbeeld functionaliteit, datamigratie, aanpassingen, integratie met andere systemen en training. Indien uw wensen kunnen worden vervuld door de standaardfunctionaliteit in SAP scheelt dit aanzienlijk in de kosten. SAP heeft uitgebreide documentatie beschikbaar gesteld waarin het gehele implementatietraject wordt besproken. De gehele implementatie gebeurt in vijf verschillende fases:

  1. Planning van het project
  2. Ontwikkelen van een business ‘blue print’. In deze fase wordt onder andere gedetailleerd beschreven welke processen er uitgevoerd moeten kunnen worden met de software.
  3. Inrichting van het systeem door SAP Business One leverancier en trainen van gebruikers.
  4. Laatste voorbereidingen. In deze fase worden onder andere alle stamdata zoals klanten, artikelen en voorraden geïmporteerd in het nieuwe systeem. Ook wordt het ingerichte systeem uitgebreid getest.
  5. Go live. Vanaf dit moment wordt er met SAP Business One gewerkt.

Hardware: of u in uw budget ruimte moet reserveren voor hardware-upgrades, hangt af van de mate waarin uw huidige hardware geschikt is voor een efficiënt gebruik van SAP Business One.

Klik hier voor een gedetailleerd overzicht van de systeemvereisten.

Onderhoud: houd in uw budget bij voorkeur ook rekening met de noodzaak om SAP Business One up-to-date te houden. SAP Business One komt iedere maand met een nieuwe patch waarmee bestaande functionaliteiten worden verbeterd of nieuwe functionaliteit beschikbaar mee wordt gemaakt. Indien u een onderhoudscontract heeft met een SAP Business One leverancier wordt deze software u kosteloos ter beschikking gesteld. Daarnaast spelen onderhoud en support ook een rol als er problemen zijn met SAP Business One of bij de bewaking van het systeem.